社内イベントの幹事を任されたものの、「数あるイベント会社の中から、どこを選べばいいか分からない」「予算の根拠を稟議書に書けない」「失敗しないか不安」と感じている方も多いのではないでしょうか。

社内イベント会社は数百社以上が存在し、それぞれ得意領域も費用感も大きく異なります。目的に合わない会社に依頼すると、予算が大幅にオーバーしたり、参加者の満足度が下がったりと、取り返しのつかない失敗につながります。

本記事では、法人イベントとして10年以上運営してきた経験をもとに、目的別の選び方、50名／100名／300名規模のサンプル見積もり、運営側が実際に見てきた失敗パターン7選まで、稟議書がそのまま書ける実務情報を網羅的に解説します。

 

社内イベントを外部に依頼するメリット・デメリット

社内イベントを企画する際、自社運営にするか外部に依頼するかは最初に検討すべき分岐点です。それぞれのメリット・デメリットを整理した上で、判断基準を明確にしましょう。

イベント会社に依頼する5つのメリット

①企画立案の工数を大幅に削減できる

社内イベントの企画には、テーマ設定・コンテンツ選定・会場手配・進行表作成など、想像以上に多くの工数がかかります。本業を抱えながら兼任で進めると、準備期間に2〜3ヶ月を要することも珍しくありません。プロに任せることで、担当者は本来業務に集中できます。

②プロの演出による満足度向上

照明・音響・映像演出など、プロの技術が加わることで参加者の体験価値は劇的に向上します。社員の満足度はもちろん、SNSでシェアしたくなるような「思い出に残るイベント」になります。

③リスクマネジメント

機材トラブル、進行の遅延、天候による会場変更など、イベントには予期せぬ事態がつきものです。経験豊富なプロが付くことで、これらのリスクを予見し、回避策を講じることができます。

④ノウハウの蓄積

イベント会社は数百〜数千件の事例を持っています。「他社ではこういう演出が効果的だった」「この時期は◯◯が注意点」といった知見を引き出せるのも大きな利点です。

⑤社内リソースを本業に集中できる

最も見落とされがちですが、最も重要なメリットです。担当者の時間単価で換算すると、外注費用以上のコストを社内で消費している企業は少なくありません。

デメリット・注意点

①自社開催よりコストがかかる

企画費・人件費・運営費が発生するため、純粋なコストは上がります。ただし、後述するように担当者の工数や満足度向上を考慮すると、費用対効果は十分に見合うケースが多いです。

②業者選定に手間・時間がかかる

数ある会社の中から自社に合う1社を見つけるには、相見積もり・打ち合わせを含めて1〜2ヶ月程度を見ておく必要があります。

③丸投げすると自社の価値観が伝わらない

「全部お任せ」では、自社の文化や参加者の特性が反映されないイベントになりがちです。要望や懸念点を明確に伝え、二人三脚で進める姿勢が必要です。

 

迷った場合は、まず無料相談だけでも受けてみるのがおすすめです。多くのイベント会社は初回相談・見積もりを無料で対応しています。

 

依頼前に自社で整理すべき3つのこと

イベント会社に問い合わせる前に、自社で必ず整理しておくべき要素が3つあります。これが曖昧なまま相談すると、各社からの提案がバラバラになり、比較が難しくなります。

①目的：何を達成したいのか

達成したいことを具体的に落とし込みましょう。目的が明確になると、必要な演出・コンテンツ・会場の方向性が自ずと決まります。

• 組織課題の解決型：部署間の連携不足を改善したい／新入社員と既存社員の壁をなくしたい
• モチベーション向上型：期初の目標を全員で共有したい／表彰で社員を称えたい
• 企業文化の発信型：周年の節目を祝いたい／企業理念を浸透させたい
• コミュニケーション活性化型：リモートワークで失われた一体感を取り戻したい

 

②規模：人数・時間・場所

以下の3要素を確定させましょう。

参加人数

確定人数だけでなく、最大値・最小値も把握しておきます。「100名前後」と「100〜150名」では、必要な会場・スタッフ数・コンテンツ規模が大きく変わります。

所要時間

2時間／3時間／半日／1日のどれを想定しているかを明確にします。短すぎると盛り上がる前に終わり、長すぎると間延びします。一般的には2.5〜3時間が最も満足度が高い設計です。

開催場所

自社オフィス／レンタル会場／ホテル宴会場／屋外スペース／専門施設のどれを使うかで、費用は数倍変わります。社内会議室で開催できる規模なら、会場費を大幅に節約できます。

 

③予算：上限と内訳の希望

• コンテンツ重視型：演出やコンテンツに予算を寄せ、食事は最小限に
• 食事重視型：ケータリングやドリンクに予算を寄せ、コンテンツはシンプルに
• 会場重視型：高級ホテルなどブランド感のある会場で開催したい

1人あたりの単価で考えると、各社の見積もりを比較しやすくなります。一般的には1人あたり5,000〜15,000円が中央値です。

 

整理用テンプレート

以下のような項目を決めることで、各社からより的確な提案が得られます。

項目	記入例
目的	部署横断のチームビルディング
期待する成果	参加者同士の新しい交流が生まれること
参加人数	80〜100名（確定は1ヶ月前）
開催日時	◯月◯日(金)13:00〜17:00
開催場所	自社オフィスのイベントスペース
予算上限	100万円(税抜)
自社で対応する範囲	招待状送付・出欠管理
過去の課題	前回は座学中心で参加者が退屈そうだった

 

 

【目的別】社内イベントの選び方ガイド

社内イベントの目的によって、会社に求めるべき機能は大きく変わります。7つの主要な目的別に、選び方の核心を解説します。

チームビルディング目的

ねらい：部署や世代を超えた一体感の醸成、社員同士の相互理解

必要な要素：

• 全員が対等に主役になれる体験設計
• 年齢・性別・運動神経を問わず楽しめるコンテンツ
• 自然と会話が生まれる仕掛け

イベント会社に確認すべきこと：

• 「鑑賞型」ではなく「参加型」のコンテンツを提供できるか
• 過去のチームビルディング案件で、どんな成果が出たか

座って観るだけのショー型イベントでは効果が薄く、参加者全員が能動的に関われる体験型コンテンツを提供できる会社を選びましょう。

 

新入社員歓迎・内定者懇親会

ねらい：アイスブレイク、初対面同士の関係構築

必要な要素：

• 緊張をほぐす導入設計
• 会話のきっかけが生まれる仕掛け
• ランダムにチームが組まれる仕組み

イベント会社に確認すべきこと：

• アイスブレイクの具体的な進行例
• 全員が均等に話せる場を作れるか
• 様々な人と交流を促すコンテンツの提案ができるか

お酒や食事だけの懇親会では会話が弾まず、結局いつものメンバーと固まってしまうという失敗が多発します。「自然と会話が生まれる仕掛け」を提供できる会社を選ぶのが正解です。

 

周年イベント・社員総会

ねらい：企業の歴史と未来の共有、経営メッセージの浸透

必要な要素：

• 映像制作力(周年ムービー、社史動画)
• 舞台演出力(経営陣の登壇演出、表彰演出)
• 進行管理力(複数プログラムを時間内に収める力)

イベント会社に確認すべきこと：

• 自社内に映像制作チームがあるか
• 過去の周年イベント実績(同規模・同業界)
• 配信や録画への対応可否

特に動画制作の質はイベント全体の印象を左右します。テレビ番組制作経験のあるスタッフが在籍しているか、過去の周年イベント実績が豊富かは必ず確認しましょう。

 

社内表彰式

ねらい：受賞者を称える演出、表彰文化の醸成

必要な要素：

• スポットライト・登壇音楽・ナレーションなどの演出力
• トロフィー・賞状などの物販手配力
• 司会進行のクオリティ

イベント会社に確認すべきこと：

• 表彰式の演出パターンを複数提案できるか
• 司会者(プロMC)の手配は可能か
• 自社の価値観に合わせた提案が可能か

表彰式は「主役を輝かせる演出力」がすべてです。定額パッケージプランを提供している会社もあり、追加費用の心配なく予算計画が立てやすくなります。

 

社員研修

ねらい：スキル習得、組織課題の解決、行動変容

必要な要素：

• 学びの設計力(ファシリテーション能力)
• 効果測定の仕組み
• 体験学習の組み込み

イベント会社に確認すべきこと：

• 研修プログラムの設計者はどんな経歴か
• 事前・事後アンケートで効果を可視化できるか
• 体験型ワークの実績

研修は「学びの設計力」が問われます。一般的なイベント会社ではなく、体験学習を取り入れたチームビルディング研修会社が向いています。

 

社内運動会・スポーツイベント

ねらい：全員参加、健康促進、コミュニケーション活性化

必要な要素：

• 運動神経や年齢、性別で差がつきにくい内容
• 雨天時の代替プラン
• 安全管理体制

イベント会社に確認すべきこと：

• 運動が苦手な社員や年齢差があっても全員が楽しめるコンテンツの提案
• 屋内開催への切り替え可否
• 怪我や事故への対応・保険の有無

最近は屋内で完結する新しいスポーツコンテンツも増えており、天候リスクを回避しながら実施できる選択肢も豊富になっています。

 

規模別の注意点

規模	注意点
50名	小規模対応の可否を必ず確認。最低発注金額が設定されている会社もある
100名	同規模での対応実績件数を確認。会場の広さが意外と問題になりやすい
300名以上	大規模会場の確保力・運営スタッフ数・進行管理力が鍵

参加人数が多くなるほど、会場確保力・運営スタッフ数・進行管理力が問われます。50名規模で実績のある会社が、必ずしも300名規模に対応できるとは限らない点に注意が必要です。

 

予算を抑える6つのコツ

①平日開催にする

土日祝日開催は人件費・会場費が10〜30%上乗せされます。社員が業務として参加できる平日午後の開催が最もコスパが良いです。

②自社会場を使う

会議室・オフィスラウンジを活用すれば会場費はゼロにできます。100名規模までであれば自社開催で十分対応可能なケースが多いです。

③ケータリングを別発注にする

イベント会社経由でケータリングを手配するとマージンが乗ります。直接ケータリング会社に発注することでコストを大幅に削減できます。

④運営スタッフを最小限にする

社内のメンバーに当日サポート役を依頼すれば、運営スタッフの数を削減できます。アイスブレイク的な意味でも、社員が裏方に回る役割は効果的です。

⑤機材を会場備品で賄う

ホテル宴会場やイベント会場には音響・マイク・プロジェクターが備え付けられているケースが多いです。事前に確認し、追加機材を最小限に抑えましょう。

⑥既存コンテンツを活用する

完全オリジナルの企画は単価が跳ね上がります。実績のあるパッケージプランを活用することで、費用対効果を最大化できます。

 

追加費用が発生しやすい5つの落とし穴

イベント会社の見積もりでは、以下の項目が「別途見積もり」になっているケースが多いです。事前に必ず確認しましょう。

1. 当日のスタッフ追加費用 — 直前の人数増加対応
2. 機材グレードアップ費用 — リハーサル時に判明する音質・映像品質の問題
3. 著作権・楽曲使用料 — BGMや映像で使用する楽曲のJASRAC手続き
4. 撮影・記録動画の制作費 — 当日撮影した動画の編集・納品
5. アンケート・効果測定の追加 — イベント後の調査・レポート作成

 

会社選定の比較ポイント7項目

複数社を比較検討する際、以下の7項目を必ずチェックしましょう。

比較すべき7項目

①同種イベントの実績(件数・業界・規模)

「年間◯◯件の実績」だけでなく、自社と同じ業界・同じ規模・同じ目的での実績があるかを確認します。汎用的な実績ではなく、再現性のある実績かどうかが重要です。

②対応範囲(企画・運営・撮影・アフターフォロー)

どこまでをワンストップで対応できるか、どこから別発注が必要かを明確にします。範囲が曖昧な会社は、後から追加費用が発生しやすい傾向があります。

③見積もりの透明性(内訳が明確か)

「企画費一式」のような曖昧な記載ではなく、項目ごとに金額が明示されているかを確認します。透明性の高い見積もりは、信頼性の高い会社の証です。

④担当者の提案力・コミュニケーション力

会社の評判が良くても、担当者次第でイベントの質は大きく変わります。初回相談時の提案の鋭さ、レスポンスの速さ、こちらの懸念に寄り添う姿勢を見極めましょう。

⑤予備プラン・リスクマネジメント体制

「天候不良の場合」「機材トラブルの場合」「キャンセルの場合」など、想定外の事態への対応プランを持っているかを確認します。

⑥自社オリジナルコンテンツの有無

下請けに丸投げするタイプの会社か、自社で独自のコンテンツや知見を持っているかは、品質を左右する大きな分岐点です。

⑦アフターフォロー(アンケート・レポート)

イベント後の効果測定をサポートしてくれるかも重要です。次回以降の改善や、社内報告のための資料作成まで対応できる会社が理想です。

 

運営10年で見た「会社選びの失敗パターン7選」

ここでは、弊社が法人向けイベントを運営してきた中で実際に見聞きしてきた「会社選びの失敗パターン」を共有します。事前に知っておくだけで、避けられる失敗ばかりです。

 

失敗パターン①：「実績豊富」だけで選んだ結果、自社の業界知見がなかった

ある製造業の企業が、年間500件以上の実績を持つ大手イベント会社に周年式典を依頼しました。しかし、製造業特有の文化や、現場社員のコミュニケーションスタイルへの理解が乏しく、表面的な演出に終始してしまい、社員の心に残らないイベントになってしまいました。

回避策：実績の「件数」ではなく「実施内容」を確認しましょう。

 

失敗パターン②：見積もり総額だけで選び、追加費用で予算が30%オーバー

「他社より安い」という理由で選んだ会社が、当日になって「マイクの追加が必要」「スタッフをもう1名」「楽曲使用料が別途発生」と次々に追加費用を請求。最終的な総額は予算を30%オーバーする事態に。

回避策：見積もり段階で「これ以外に発生する可能性のある費用は？」と必ず質問しましょう。

 

失敗パターン③：大手代理店に依頼したが、実作業は下請けで品質にばらつき

知名度のある大手代理店に依頼したものの、実際の運営は3次下請けの会社が担当。担当者が当日初対面で、進行に齟齬が生じてしまった。

回避策：「実際に当日運営するのは御社のスタッフですか？」と直接確認しましょう。

 

失敗パターン④：演出は派手だったが、参加者がただ見ているだけで一体感ゼロ

舞台演出・映像・照明にこだわり抜いたショー型イベントを実施したものの、参加者は「すごかったね」で終わってしまい、社員間の交流は全く生まれなかった。

回避策：イベントの目的が「鑑賞」か「参加」かを明確にし、目的に合った会社を選びましょう。

 

失敗パターン⑤：担当者が当日変わって意思疎通ができなかった

打ち合わせを重ねた担当者が当日急遽欠席。代理のスタッフは要望を把握しておらず、肝心の演出ポイントが抜け落ちてしまった。

回避策：主担当だけでなく副担当の体制があるか、引き継ぎプロセスを確認しましょう。

 

失敗パターン⑥：オリジナル企画にこだわりすぎて準備期間が3ヶ月超になった

「他社と差別化したい」と完全オリジナル企画を選んだ結果、企画確定までに3ヶ月、リハーサルを含めて準備期間が半年に。担当者の本業に支障が出る事態に。

回避策：既存パッケージをベースに、必要な部分だけカスタマイズする方が効率的です。

 

失敗パターン⑦：オンライン対応が弱く、リモート社員が置き去りになった

ハイブリッドワーク下で、地方拠点・在宅勤務の社員が参加できないイベントになり、「結局、本社の人だけのイベント」と社内で批判が起きた。

回避策：リモート参加者向けの双方向コミュニケーション設計があるかを必ず確認しましょう。

 

体験型・参加型の社内イベントなら「HADO」がおすすめ

ここまで社内イベント会社の選び方を解説してきましたが、近年最も注目を集めているのは「参加者全員が主役になる体験型イベント」です。

なぜ「体験型」が選ばれているのか

従来の社内イベントは、講演やショーを「観る」スタイルが主流でした。しかし、ハイブリッドワーク下で対面交流の機会が減った今、「ただ集まるだけ」では一体感は生まれません。参加者全員が能動的に動き、声を出し、協力し合う体験こそが、現代のチームビルディングに求められています。

ARスポーツ「HADO」

AR(拡張現実)技術を駆使したHADOは、頭にゴーグル、腕にアームセンサーを装着してエナジーボールを放ち合うARスポーツです。魔法のような非日常体験を楽しみながら、驚くほどの速さで「作戦立案・実行・改善」のサイクルを回す経験ができます。

身体能力だけに頼らず、スキルのカスタマイズや役割分担といった「戦略」が勝敗を大きく左右します。試合時間は80秒と短く、インターバル中にチームで改善策を話し合い、次の試合ですぐに実践するという、この高速で回るPDCA体験こそが、まさに強い組織づくりの擬似体験となります。

「次世代チームビルディング」として多数のテレビ・メディアで紹介されているほか、年齢や運動神経を問わず誰もが活躍できる公平性の高さから、社内イベントの定番として多くの企業に選ばれています。

 

HADOが社内イベントに選ばれる6つの理由：

✔ 性別・年齢不問：パラスポーツとしても成立しているため、幅広い方が楽しめる

✔ 運動が苦手な方でも活躍できる：ゲームとスポーツの中間で、戦略とコツで勝てる

✔ 適度な運動量：上下左右に動くことで、フィットネスにもなる

✔ 思考力と会話が増える：戦略をチーム内で相談、個性を活かしたチーム作り

✔ 海外の方にも対応：英語のルールブックあり

✔ 新しい感動と体験：ARスポーツは未体験の人がほとんど

 

HADOの法人向けプラン

15名から200名以上まで対応可能で、用途に応じた5つのプランがあります。

プラン	料金	対象
HADOお試しパッケージ	3,800円/名〜	初めての体験向け
エンジョイパッケージ	4,800円/名〜	健康経営にも役立つプラン
アクティブパッケージ	5,800円/名〜	トーナメント形式の簡易大会
健康経営パッケージ	6,800円/名〜	プロトレーナーの健康指導付き
HADO大会パッケージ	6,800円/名〜	本格的なリーグ戦＆決勝トーナメント

開催場所は、HADO常設店舗(全天候型)または社内会議室への出張が選べ、1コートにつきスタッフ1名が必ず付くため、進行も安心です。アマゾン ウェブ サービス ジャパン合同会社をはじめ、多数の大手企業がチームビルディングや社内イベントとしてHADOを導入しています。

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HADO以外も選べる社内交流サービス「HAZUM」

「HADOは魅力的だけど、他のコンテンツも知りたい」「もう少し落ち着いた雰囲気のコンテンツも組み合わせたい」「企画から運営までまるごと任せたい」という方には、HADOを含む約40種類の体験コンテンツから自由に選べる社内交流サービス「HAZUM(ハズム)」という選択肢もあります。

HAZUMは、気軽に身体を動かす体験をきっかけに自然なコミュニケーションを生み出す社内交流サービスです。専属プランナーが目的・人数・会場に応じて最適な構成を提案し、企画から当日の運営、アフターフォローまで一括でサポートします。

HAZUMが選ばれる3つの設計思想：

• 社員同士の横の繋がりを強化：自然な交流を促し、組織の心理的安全性を高める
• ボーダーレスな一体感：世代・性別・体力の差をテクノロジーと工夫で超え、全員が同じ土俵で繋がる
• 全員が主役：一人ひとりがチームの勝利に貢献できる「輝ける場所」が必ずある

選べるコンテンツ例(約40種類)：

• HADO：誰でも簡単にプレイでき、チーム連携が必須で交流促進に最適
• ボッチャ：パラリンピック正式種目。年齢・体力差に関係なく全員参加可能
• レーザータグ：光で撃ち合う没入感のあるチーム対抗バトル
• バブルサッカー：見ているだけでも盛り上がるエンタメ性の高い体験型スポーツ
• 運動会競技(玉入れなど)：大人数でも盛り上がる定番チーム競技
• 健康×レクリエーション：足つぼとイス取りゲームを組み合わせた話題性のある競技
• スライドリフト：電動アシスト全方向車椅子を用いたレース体験
• 縁日・屋台・ケータリング：交流を深める飲食コンテンツも一括手配

 

HAZUMの導入実績：

• 大手パソコン製造会社の内定者交流(23名)
• 日本大手不動産ディベロッパーの内定者面接(18名)
• 大手外資コンサルティングの社内コミュニケーション増進(220名)
• 研究開発型製薬企業の海外メンバーとの交流(60名)
• エンターテインメント企業の家族参加型周年イベント(130名)
• 日本大手製薬会社の労働組合内交流(200名)

新卒・若手向け研修から部門イベント、全社・周年イベントまで、規模・目的を問わず幅広く対応可能です。会場手配・企画設計・当日運営・一括請求・アフターフォローまで、専属プランナーがワンストップでサポートするため、幹事の方もイベントを存分に楽しめます。

「どのコンテンツが自社に合うか分からない」「HADOと他のコンテンツを組み合わせたい」「複数のイベントをまとめて企画したい」という方は、HAZUMの無料相談をご利用ください。

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社内イベント会社の選び方についてまとめ

社内イベント会社の選び方を解説してきました。最後に重要なポイントを整理します。

• 会社選びの前に、自社で「目的・規模・予算」の3つを整理することが先決
• 目的によって、会社に求めるべき機能(演出力／進行管理力／体験設計力など)は大きく異なる
• 費用相場は50名で40万円、100名で130万円、300名で570万円が目安
• 比較は7項目のチェックリストで定量的に評価し、3社を目安に検討する
• 失敗パターン7つを事前に知っておくだけで、回避できる失敗が大幅に減る
• 現代のチームビルディングには、参加者全員が主役になる「体験型イベント」が最適

社内イベントは、社員エンゲージメント・組織活性化・採用ブランディングに直結する重要な経営施策です。会社選びを間違えなければ、限られた予算でも十分に成功させることができます。

「初めての担当で何から始めればいいか分からない」「体験型のイベントに興味がある」という方は、HADOまたはHAZUMの無料相談をご活用ください。10年間の運営実績をもとに、貴社に最適なプランをご提案します。HADO単体で完結したい場合はHADO、複数のコンテンツを組み合わせたり企画から運営まで全部任せたい場合はHAZUMがおすすめです。

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